Con el fin de
planificar un evento, es necesario establecer fechas iniciales y fechas
alternativas, elaboración de presupuestos, elegir y reservar un local, la
obtención de permisos y la coordinación de transporte y aparcamiento, así como
los procedimientos de registro de eventos y sistemas.
Otras tareas de
la planificación de eventos, dependiendo de su tipo de evento, pueden incluir
el diseño de interiores, la elección de salas, mesas y el diseño de las sillas,
contratación eléctrica y equipos de iluminación, audio / visual, etc
Para un evento de pizza party al aire libre, debe considerar la seguridad, el estacionamiento, los baños
portátiles, y los profesionales de salud y emergencia, al igual que la limpieza
y saneamiento, son todas las cosas a planear.
Herramientas de
planificación de eventos
Hay empresas de
planificación de eventos que proporcionan soluciones de reunión y planificación
de eventos, así como las herramientas de software en línea que incluyen varios
sub-programas como mensajes de correo electrónico, invitaciones y recordatorios
y consejos de ayuda en línea y sugerencias a medida que avanza el proceso.
Si usted lo está
haciendo por su cuenta, hay algunas herramientas de planificación de eventos
muy importantes que usted necesita para ayudarle, como hojas de las guías y
listas de verificación, formas, tales como formularios de inscripción, hojas de
trabajo de análisis de presupuestos, listas de control de seguridad y orientación,
Calculadoras y listas de reuniones, etc
Presupuesto del Evento
Con el fin de
mantenerse organizado e impedir irse por encima del presupuesto, utilice una
hoja de cálculo con categorías con los gastos proyectados, los gastos reales,
notas, etc. Costos de alquileres, gastos de catering, decoración y gastos de
diseño, cargos por transporte, etc
Sedes de eventos
Tenga una lista
de comprobación con usted, así que no se olvidara detalles importantes. Obtenga
los números de teléfono del personal local de gestión para comunicarse e
intercambiar información por cualquier motivo. Cuando se selecciona un lugar,
familiarícese con el equipo directivo para que le puedan ayudar a determinar si
el lugar cumple con las necesidades de su evento.
Diseño del Evento
Hable con los
administradores de lugar de celebración para aprender qué opciones existen para
ayudar a resolver las posibles dificultades de diseño. Si hay espacio en su
presupuesto contrate a una empresa de diseño, quienes son expertos en la
coordinación de diseño con un tema en un evento y las necesidades de los
huéspedes.
Si lo está
haciendo por usted mismo, tratar de
hacerlo en una escala más pequeña, entonces pregúntese si su evento es
ceremonial o es relajado. Ya sea que se trate de la iluminación, la impresión
de audio / video, o una invitación, usted necesita saber cómo ahorrar lo que
pueda. Muchos lugares tienen utilería lista, iluminación y podios disponibles,
ya que manejan una gran cantidad de reuniones de todo tipo y eventos con
frecuencia.
